Guía de trabajo de Workvado
Cómo gestionar una obra, del alcance a la entrega
Gestiona una obra manteniendo coherentes cinco registros: el alcance acordado, las personas que ejecutan el trabajo, las pruebas de avance, las decisiones del cliente y el registro financiero. Workvado los conecta mediante proyectos, tareas, notas diarias, acuerdos, portales, cotizaciones y facturas.
1. Define el alcance y confirma al cliente
Registra lo que está incluido, la ubicación de la obra, los plazos y el cliente responsable de tomar decisiones. Adjunta planos o fotos pertinentes. Prepara una cotización que identifique el trabajo, los conceptos, la moneda y los datos comerciales aplicables. Resuelve las dudas antes de considerar acordado el trabajo.
2. Convierte el trabajo acordado en tareas del equipo
Crea el proyecto y divide la ejecución en tareas que reflejen el trabajo real. Asigna responsabilidades y comprueba que cada compañero tenga el acceso adecuado a la empresa. Los registros financieros requieren acceso a finanzas; los compañeros sin ese acceso reciben proyectos y registros del personal sin sus campos monetarios. Confirma los permisos de lectura, edición y uso compartido antes de invitar al equipo.
3. Conserva pruebas de la obra mientras los detalles están frescos
Usa las notas diarias para registrar el clima, el trabajo terminado y cualquier asunto que afecte a la siguiente etapa. Adjunta fotos y archivos pertinentes al proyecto o la tarea. Un registro útil explica la ubicación y el trabajo mostrado, en lugar de obligar a la oficina a adivinar a partir de una fotografía sin descripción.
4. Documenta los cambios y las decisiones del cliente
Si cambia el alcance solicitado o el precio, registra la revisión mediante un acuerdo o una orden de cambio y conserva la aprobación del cliente. Usa el portal privado para clientes para compartir novedades y preguntas pertinentes. Revisa la vista publicada y elige protección con contraseña cuando sea necesario.
5. Revisa la entrega, la factura y el registro de pagos
Compara el trabajo entregado con el último alcance aceptado y resuelve las tareas pendientes. Convierte la cotización aceptada en factura, revisa las fechas y los totales y compártela. Registra los pagos cuando se realicen y conserva las exportaciones útiles. Workvado no recibe ni procesa esos pagos por ti.