Руководство по рабочим процессам Workvado
Как вести подрядный проект от согласования работ до сдачи
Ведите подрядный проект, согласуя пять видов записей: утверждённый объём работ, исполнителей, подтверждения прогресса, решения клиента и финансовые данные. Workvado связывает их через проекты, задачи, ежедневные заметки, соглашения, порталы, сметы и счета.
1. Опишите объём работ и подтвердите клиента
Зафиксируйте состав работ, место, сроки и клиента, ответственного за решения. Приложите нужные планы или фотографии. Подготовьте смету с описанием работ, позиций, валюты и применимых коммерческих данных. Разрешите вопросы до того, как считать работу согласованной.
2. Превратите согласованные работы в задачи бригады
Создайте проект и разбейте выполнение на задачи, соответствующие реальной работе. Назначьте ответственных и проверьте доступ участников к компании. Для финансовых записей нужен финансовый доступ; участники без него получают проекты и записи персонала без денежных полей. Уточните права чтения, изменения и совместного доступа до приглашения команды.
3. Сохраняйте подтверждения с объекта своевременно
В ежедневных заметках фиксируйте погоду, выполненные работы и всё, что влияет на следующий этап. Прикрепляйте нужные фотографии и файлы к проекту или задаче. Полезная запись поясняет место и показанные работы, а не заставляет офис догадываться по фотографии без подписи.
4. Документируйте изменения и решения клиента
Если запрашиваемый объём или цена меняются, оформите изменение через соглашение или заказ на дополнительные работы и сохраните согласие клиента. Используйте закрытый клиентский портал для уместных обновлений и вопросов. Проверьте опубликованный вид и при необходимости включите пароль.
5. Проверьте сдачу, счёт и записи о платежах
Сравните результат с последним принятым объёмом и завершите незакрытые задачи. Преобразуйте принятую смету в счёт, проверьте даты и итоги, затем передайте его клиенту. Фиксируйте платежи по мере их поступления и сохраняйте полезные экспорты. Workvado не получает и не обрабатывает эти платежи за вас.