Workvado-Ablaufleitfaden
Bauaufträge vom Leistungsumfang bis zur Übergabe verwalten
Bei einem Bauauftrag sollten fünf Aufzeichnungen zusammenpassen: der vereinbarte Leistungsumfang, die ausführenden Personen, Fortschrittsnachweise, Kundenentscheidungen und die finanziellen Aufzeichnungen. Workvado verbindet sie über Projekte, Aufgaben, Tagesnotizen, Vereinbarungen, Portale, Angebote und Rechnungen.
1. Leistungsumfang festhalten und Kunden bestätigen
Erfassen Sie enthaltene Leistungen, Einsatzort, Zeitplan und den für Entscheidungen zuständigen Kunden. Fügen Sie relevante Pläne oder Fotos bei. Erstellen Sie ein Angebot mit Arbeiten, Positionen, Währung und geltenden kaufmännischen Angaben. Klären Sie offene Fragen, bevor Sie die Arbeit als vereinbart betrachten.
2. Vereinbarte Arbeiten in Teamaufgaben aufteilen
Erstellen Sie das Projekt und gliedern Sie die Ausführung in Aufgaben, die den tatsächlichen Arbeiten entsprechen. Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und prüfen Sie die passenden Unternehmenszugriffe der Mitglieder. Finanzdaten erfordern Finanzzugriff; Mitglieder ohne diesen Zugriff erhalten Projekte und Personaldatensätze ohne Geldfelder. Bestätigen Sie Lese-, Bearbeitungs- und Freigaberechte vor der Einladung des Teams.
3. Baustellennachweise zeitnah sichern
Halten Sie Wetter, erledigte Arbeiten und Einflüsse auf den nächsten Abschnitt in Tagesnotizen fest. Ordnen Sie relevante Fotos und Dateien dem Projekt oder der Aufgabe zu. Ein nützlicher Nachweis erläutert den Ort und die gezeigte Arbeit, statt das Büro anhand eines unbeschrifteten Fotos raten zu lassen.
4. Änderungen und Kundenentscheidungen dokumentieren
Ändern sich gewünschter Umfang oder Preis, dokumentieren Sie die Änderung in einer Vereinbarung oder einem Änderungsauftrag und bewahren Sie die Kundenfreigabe auf. Nutzen Sie das private Kundenportal für geeignete Mitteilungen und Fragen. Prüfen Sie die veröffentlichte Ansicht und wählen Sie bei Bedarf Passwortschutz.
5. Übergabe, Rechnung und Zahlungsnachweis prüfen
Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit dem zuletzt angenommenen Umfang ab und erledigen Sie offene Aufgaben. Wandeln Sie das angenommene Angebot in eine Rechnung um, prüfen Sie Daten und Summen und geben Sie sie dann weiter. Erfassen Sie Zahlungen, wenn sie erfolgen, und behalten Sie nützliche Exporte. Workvado nimmt diese Zahlungen nicht für Sie entgegen und verarbeitet sie nicht.