Guide des méthodes de travail Workvado
Comment gérer un chantier, de la portée à la livraison
Pour gérer un chantier, gardez cinq dossiers cohérents : la portée convenue, les personnes qui réalisent les travaux, les preuves d’avancement, les décisions du client et les données financières. Workvado les relie au moyen des projets, des tâches, des notes quotidiennes, des ententes, des portails, des devis et des factures.
1. Définissez la portée et confirmez le client
Consignez ce qui est inclus, le lieu du chantier, le calendrier et le client responsable des décisions. Joignez les plans ou les photos utiles. Préparez un devis qui identifie les travaux, les postes, la devise et les détails commerciaux applicables. Réglez les questions avant de considérer les travaux comme convenus.
2. Transformez les travaux convenus en tâches d’équipe
Créez le projet et répartissez sa réalisation en tâches correspondant aux travaux réels. Attribuez les responsabilités et vérifiez les accès de chaque collègue dans l’entreprise. Les données financières exigent un accès aux finances ; les collègues sans cet accès reçoivent les projets et les dossiers du personnel sans leurs champs monétaires. Confirmez les autorisations de lecture, de modification et de partage avant d’inviter l’équipe.
3. Consignez les preuves pendant que les détails sont frais
Utilisez les notes quotidiennes pour consigner la météo, les travaux terminés et tout élément qui influence l’étape suivante. Joignez les photos et les fichiers utiles au projet ou à la tâche. Un dossier utile explique le lieu et les travaux représentés, au lieu de laisser le bureau deviner à partir d’une photo sans légende.
4. Documentez les changements et les décisions du client
Si la portée demandée ou le prix change, consignez la révision dans une entente ou un ordre de changement et conservez l’approbation du client. Utilisez le portail client privé pour les nouvelles et les questions pertinentes. Vérifiez la vue publiée et activez la protection par mot de passe au besoin.
5. Vérifiez la livraison, la facture et les paiements
Comparez les travaux livrés à la dernière portée acceptée et réglez les tâches inachevées. Convertissez le devis accepté en facture, vérifiez les dates et les totaux, puis partagez-la. Consignez les paiements lorsqu’ils ont lieu et conservez les exports utiles. Workvado ne reçoit ni ne traite ces paiements à votre place.