Workvado-Ablaufleitfaden
Angebot und Rechnung: was sich nach der Vereinbarung ändert
Ein Angebot beschreibt geplante Arbeiten und deren Preis, damit der Kunde über die Durchführung entscheiden kann. Eine Rechnung fordert die Zahlung für vereinbarte Arbeiten an. In Workvado kann ein angenommenes Angebot in eine Rechnung umgewandelt werden; anschließend lassen sich Zahlungen dazu erfassen.
| Aufzeichnung | Zweck | Einsatzzeitpunkt |
|---|---|---|
| Angebot | Geplante Arbeiten und Preis beschreiben | Bevor der Kunde die Arbeiten annimmt |
| Rechnung | Zahlung für vereinbarte Arbeiten anfordern | Gemäß der vereinbarten Abrechnung |
| Zahlungsnachweis | Tatsächlich erhaltenes oder gezahltes Geld dokumentieren | Wenn die direkte Zahlung erfolgt |
Mit dem Angebot den geplanten Auftrag klären
Benennen Sie den Kunden, beschreiben Sie die Arbeiten und erläutern Sie den Preis mit nachvollziehbaren Positionen. Prüfen Sie Mengen, Beträge, Währung und relevante Steuerangaben. Ein Gültigkeitsdatum zeigt, wie lange das Angebot gilt. Wortlaut und Rechtswirkung der Vereinbarung hängen von den Beteiligten und ihrer Rechtsordnung ab.
Annahme und Änderungen festhalten
Bestätigen Sie vor der Umwandlung in eine Rechnung, dass der Kunde die Arbeiten angenommen hat und der Umfang weiterhin stimmt. Dokumentieren Sie bei Änderungen die überarbeitete Vereinbarung und die Kundenfreigabe. Eine interne Baustellennotiz ersetzt diese Vereinbarung nicht.
Mit der Rechnung den fälligen Betrag ausweisen
Prüfen Sie Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeit, Kunden- und Unternehmensangaben, Positionen und Summen. Die Umwandlung eines angenommenen Workvado-Angebots erhält den kaufmännischen Zusammenhang. Prüfen Sie die resultierende Rechnung dennoch vor der Weitergabe.
Zahlung und Zahlungsaufzeichnung unterscheiden
Der Kunde bezahlt den Auftragnehmer nach ihrer Vereinbarung. Workvado verwahrt oder verarbeitet die Gelder nicht. Die Erfassung in der Anwendung schafft einen nützlichen Auftragsnachweis; gleichen Sie ihn mit der tatsächlichen Transaktion ab und bewahren Sie Belege und Exporte auf.